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Saiba como organizar um quadro de avisos

A comunicação é um dos aspectos mais importantes na administração de condomínios e edifícios. Quem é síndico precisa conseguir falar com todos os condôminos de forma clara e ampla, até para divulgar assembleias extraordinárias ou para fazer solicitações especiais. Com as ferramentas certas, inclusive, é possível evitar reclamações de quem afirma não ter sido comunicado. Nesse sentido, um quadro de avisos vem a calhar.

Ele tem que ser elaborado da maneira correta para garantir que a troca de informações ocorra de um modo positivo e longe de qualquer dúvida.

Na sequência, descubra quais pontos merecem a sua atenção e aprenda a organizar um quadro de avisos.

Deixe o mural em um espaço de grande circulação

Um dos aspectos mais importantes para que a comunicação seja clara e ampla é a localização dos comunicados. Para que ninguém fique sem saber o que acontece, o ideal é posicionar as informações em um local que esteja sempre visível e com acesso facilitado.

É o caso de colocar o quadro de avisos na portaria ou bem na entrada do prédio. Dependendo do cenário, também vale a pena recorrer ao elevador. Como todas essas áreas são de grande circulação, a mensagem se espalha de uma forma melhor.

Inclua apenas o que for relevante no quadro de avisos

Também é essencial fazer com que as pessoas tenham interesse em parar para ler o que está disposto no mural. Incluir mensagens motivacionais, propagandas ou elementos que não têm a ver com o condomínio só faz com que os moradores fiquem menos propensas a ler.

Em vez disso, é importante deixar a área apenas para o que é realmente relevante. Faça com que esse local receba avisos sobre assembleias extraordinárias, processos no prédio (como dedetizações e eventos), pedidos e reclamações. Assim, tudo fica claro.

Mantenha as informações sempre atualizadas

Outro ponto necessário tem a ver com a atualização do que é disposto. Deixar a circular daquela assembleia que já foi realizada só causa confusão de ideias e torna o quadro de avisos menos útil. Por isso, faça uma limpeza periodicamente no que for pregado.

A intenção é que as pessoas saibam que tudo o que estiver ali sempre é válido e atualizado. Desse modo, o engajamento é favorecido e fica mais fácil atingir os objetivos de comunicação.

Restrinja o acesso para evitar modificações indesejadas

Para completar, é preciso escolher um mural com algumas características específicas. Além do tamanho e da facilidade de uso, o ideal é que ele não possa ser modificado por qualquer pessoa. Do contrário, todo mundo poderá incluir avisos fora do contexto do condomínio ou terá a chance de retirar ou alterar o que já foi colocado no local.

A dica é optar por um modelo com uma porta de vidro que possa ser trancada, por exemplo. Assim, somente o síndico poderá fazer as modificações, o que garante um controle melhor quanto à comunicação.

O quadro de avisos é uma das ferramentas mais importantes para uma comunicação ampla e consistente no condomínio. Ao organizá-lo corretamente, todos os condôminos ficarão por dentro das principais necessidades do local.

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