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Saiba como apresentar a prestação de contas do condomínio em 4 passos

A taxa de condomínio garante a manutenção de etapas fundamentais do espaço e tem que ser bem administrada pelo síndico. O uso dos valores, por sua vez, deve ser feito de forma ética e para atender ao interesse dos condôminos. Para garantir a transparência na comunicação, a prestação de contas do condomínio é essencial.

Em geral, é feita ao final do ano e demonstra como o dinheiro foi usado. É um jeito de todos ficarem por dentro das ações realizadas no condomínio, além de justificar aumentos e taxas extras que surgiram. Como síndico, é indispensável executar a etapa corretamente.

Com uma boa preparação, a apresentação da prestação de contas do condomínio ocorrerá do jeito adequado. A seguir, veja tudo o que é preciso saber sobre o tema.

1. Faça um balanço contábil dividido por setores

O balanço contábil serve para identificar todas as despesas e os recebimentos do condomínio. Para torná-lo mais fácil de entender e de conferir, é interessante usar uma estruturação dividida por tópicos ou setores.

Estipule, por exemplo, os custos para pagar os funcionários, os valores fixos — como de água e luz — e as despesas variáveis, como mudanças na fachada ou obras de emergência. Dentro de cada categoria identifique qual foi a origem do custo.

Nessa etapa, também é válido demonstrar os valores referentes à inadimplência. Mostre o quanto o atraso impactou a necessidade de gerar taxas extras, por exemplo, de modo a justificar tal exigência.

2. Detalhe as movimentações na prestação de contas do condomínio

Não basta criar um balancete com a divisão das etapas e não esclarecer como foram feitas as destinações de dinheiro. Dizer apenas o valor da conta de luz do ano inteiro, por exemplo, pode trazer dúvidas e questionamentos.

Para que isso não aconteça, detalhe todas as movimentações. É interessante apresentar a versão condensada, mas a completa tem que estar disponível para a consulta. Esclareça, minuciosamente, os gastos e ganhos para que todo mundo se sinta seguro quanto à prestação de contas do condomínio.

3. Não se esqueça de apresentar os comprovantes de despesas

O detalhamento dos custos só será útil de verdade se ele estiver apoiado por evidências que aqueles gastos realmente aconteceram. Até mesmo por uma questão legal é indispensável apresentar os comprovantes das despesas.

Notas fiscais, boletos e contas pagas garantem que todos saibam que os valores são compatíveis. No caso de contratar com profissionais liberais, como para fazer um conserto de emergência, sempre dê preferência aos que emitem nota. Desse jeito é mais fácil demonstrar quais são os valores gastos para a manutenção do espaço.

4. Faça uma comparação com o orçamento previsto

Durante a apresentação da prestação de contas do condomínio também é conveniente comparar o planejado e o realizado. No começo de cada ano é comum elaborar um planejamento orçamentário, com os possíveis custos e destinos. Ao longo dos meses, entretanto, é normal que surjam imprevistos e valores que não foram contemplados inicialmente.

Ao fazer a prestação, portanto, é fundamental comparar o que foi gasto com o que era previsto. Se ocorrerem desvios é importante justificar os motivos e esclarecer os pontos de dúvidas para os participantes. Assim, tudo fica alinhado.

Fazer a prestação de contas do condomínio é uma obrigação do síndico e ainda garante um bom relacionamento com os condôminos. Ao usar essas dicas, o processo será favorecido e acontecerá de forma estratégica.

Quais são os seus desafios para realizar a tarefa? Conte nos comentários e participe!

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