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4 dicas para manter as reuniões de condomínio cheias

reuniões de condomínio

O síndico carrega uma grande responsabilidade em suas costas, já que deve administrar o condomínio, mantendo tudo em ordem e se esforçando por criar um clima de harmonia entre todos os moradores, dirimindo conflitos e evitando inadimplências. Claro que quanto mais condôminos habitarem o espaço, maiores serão as dificuldades.

Para que todas as pessoas participem e deem a sua opinião, evitando discussões ou indignações posteriores, é importante que as reuniões estejam sempre cheias. Contudo, nem sempre é fácil conseguir êxito nesse ponto.

Veja a seguir 4 dicas para manter as reuniões de condomínio cheias!

1. Use técnicas de convocação de longo alcance

Um dos motivos para que muitas pessoas não participem das reuniões de condomínio pode ser a falta de conhecimento sobre a realização do evento. Por isso, convém que o síndico use todos os recurso disponíveis para que a maior parte dos moradores fique ciente do acontecimento.

Além da convocação por edital, o síndico deve colocar comunicados nos elevadores, nos quadros de aviso ou murais, nos e-mails e até em redes sociais muito acessadas, como Facebook, Instagram e o aplicativo WhatsApp.

O administrador também poderá pedir ao zelador ou ao porteiro para que faça uma ligação para cada apartamento 1 hora antes da primeira convocação.

2. Tenha cuidado com as datas, os horários e a duração

As reuniões de condomínio devem durar, no máximo, entre 1h30min a 2 horas. Assim, não precisa consumir muito tempo dos moradores, que podem ter outras atividades para fazer, outros compromissos ou podem simplesmente estar cansados.

Quanto ao horário, recomenda-se que as reuniões sejam feitas entre 20h e 20h30min. Assim, os condôminos terão tempo de chegar do trabalho e a reunião não terminará muito tarde. Para não correr riscos, vale a pena efetuar a primeira chamada entre às 19h30min e às 20h e aguardar até às 20h30min para efetivar a segunda chamada.

Quanto aos dias da semana, é importante considerar que entre a segunda e a quarta, os moradores podem ter mais disponibilidade para frequentar as reuniões de condomínio. A quinta-feira pode ser uma opção (se o dia seguinte não for feriado). Reuniões em fins de semana não são aconselháveis, mas se forem realizada nesses dias, o melhor é respeitar o seguinte horário: 10h ou 15h (no domingo, em situações urgentes, pode-se realizar a reunião às 10h ou 11h).

3. Invista em aperitivos e descontração

A assembleia é um evento, mas não é uma festa. É preciso manter certo controle sobre o que é oferecido, mas economizar demais pode desestimular os participantes. Podem-se oferecer cafezinho, água, biscoitos. Mas nada impede de oferecer refrigerantes, sanduíches e outros aperitivos para tornar o ambiente mais descontraído e atraente.

Essa estratégia serve para descontrair e até para criar um clima mais harmônico, principalmente se existem conflitos a ser resolvidos. A melhor interação ajuda a sossegar ânimos mais exaltados.

Pode até ser oferecido vinho sem álcool, mas evite bebidas alcoólicas, pois podem tirar o foco da assembleia.

4. Prepare as reuniões de condomínio com antecedência

Evite improvisações. Deixe tudo organizado com antecedência. Recolha informações com os condôminos a respeitos dos temas que serão abordados (isso pode ser feito de maneira informal, via e-mail, telefone, visitas ao apartamento e até encontros casuais). É importante definir uma mesa com presidente e secretário que gozem de boa reputação no condomínio.

O uso de procurações é permitido pela legislação, mas geralmente desestimula a participação dos condôminos. Por isso, é bom conversar e decidir sobre isso.

As cadeiras podem ser colocadas em círculo para que todos se vejam uns aos outros. Deixe todo o material organizado (orçamentos, extratos de bancos, fotos de obras e outras coisas), bem como o equipamento que usará em sua apresentação, como retroprojetor ou computador.

Depois da assembleia, a ata deve ser enviada a todos os moradores no prazo máximo de 8 dias.

Já está fazendo isso nas reuniões de condomínio? Costuma ter assembleias cheias ou vazias? Faça seu comentário e compartilhe seus problemas com outros leitores!

 

 

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