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5 dicas para realizar uma boa reunião de condomínio

As assembleias ou reuniões de condomínio fazem parte da vida de qualquer síndico. São nesses encontros em que as decisões mais importantes são tomadas, além de ser um momento para receber reclamações e resolver dificuldades.

Como é tão relevante, a etapa deve ser realizada corretamente. Ele precisa ser produtiva e, principalmente, ajudar a evitar problemas no futuro. Desse modo, todos ficarão satisfeitos.

Portanto, veja como realizar uma boa reunião de condomínio e descubra o que deve ser considerado.

1. Faça uma comunicação antecipada do encontro

O sucesso da assembleia começa antes da sua realização. De acordo com a convenção condominial, todos os encontros precisam ser avisados com bastante antecedência. Do contrário, as decisões tomadas podem sofrer contestação judicial.

Para evitar retrabalhos e aborrecimentos, divulgue amplamente a data, o horário e o local. Além de usar o quadro de avisos, faça uma comunicação individual e use, até mesmo, as redes sociais. Conforme o evento se aproximar, envie lembretes para todos.

2. Crie um planejamento sobre o que será tratado

Toda reunião de condomínio exige bom planejamento. Isso diminui os riscos de um assunto importante ficar de fora, além de ajudar na condução do momento. Portanto, verifique o que será discutido, como aprovação do orçamento, obras de melhoria ou prestação de contas.

Se possível, adiante o assunto já na comunicação com os proprietários. Isso ajuda a tornar todos mais preparados para a discussão e, inclusive, estimula a troca entre vizinhos no cotidiano.

3. Elabore um ambiente propício para a reunião de condomínio

Especialmente em assembleias com temas espinhosos ou com muitas reclamações, é fundamental criar um ambiente agradável e pacífico. Isso favorece a troca de ideias e aumenta as chances de tudo sair como o previsto.

Pense na disposição das cadeiras, por exemplo. Se elas estiverem em círculo, ficará fácil criar um diálogo. Também é interessante contar com água, café e pequenos lanches para os participantes.

Não se esqueça da climatização e garanta que o espaço não sofrerá com as interrupções. Desse modo, tudo corre tranquilamente.

4. Evite que o encontro se alongue demais

Ainda que a pauta da reunião de condomínio seja importante, é fundamental não deixar que o encontro se alongue muito. A maioria das pessoas chega do trabalho direto para esse momento e, quanto mais longo ele for, menor é o tempo de descanso.

Além de adiantar os assuntos, não trate muitas pautas em um só encontro e estipule um limite de horário para abordar os temas. Deixe tudo tão dinâmico quanto possível, de modo a evitar que a etapa consuma muito tempo.

Em caso de algum problema insolúvel de forma imediata, como discussões, disputas ou discordâncias, pode valer a pena realizar outro encontro posteriormente.

5. Não se esqueça de elaborar a ata

Depois que a etapa estiver finalizada, é fundamental que haja uma ata com o que foi abordado e decidido. Ela serve para informar os que não compareceram e, também, funciona como uma segurança extra.

Se a convenção assim determinar, ela tem que ser registrada em cartório. Do contrário, só a ata de assembleia precisa estar disponível para quem quiser consultá-la. Eventualmente, isso auxilia até a gestão e garante melhor controle dos temas tratados.

Ao seguir esses passos, a reunião de condomínio ocorrerá conforme o esperado e oferecerá ótimos resultados. Assim, tomar decisões será mais simples e muito seguro.

Quais são os seus maiores desafios nessa etapa? Conte nos comentários!

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